– I –
INTRODUCCIÓN
KRUGERCORPORATION S.A.S. es una empresa dedicada al desarrollo de proyectos de innovación, a través de la 4ta Revolución Industrial (4RI), en organizaciones empresariales e institucionales, a través de la transformación digital y el uso de tecnologías disruptivas, mediante servicios de consultoría e innovación empresarial, gestión de Talento Humano y Cultura, conceptualización y promoción de proyectos de ingeniería en energía, transporte y medio ambiente.
Debido a ser una de las empresas que, desde su concepción, busca la creación de valor para sus clientes mejorando su eficiencia, productividad, calidad, posición competitiva y participación de mercado. Se ha ido abriendo oportunidades de prestar sus servicios tecnológicos y/o digitales en el Sector Público. Por lo que, es importante el establecimiento de una política de contratación pública que rija su participación en procesos de contratación y licitaciones de productos o servicios que el sector público requiera, asegurando el cumplimiento de las normativas legales y éticas correspondientes.
OBJETIVO
Establecer los principios y procedimientos que la empresa seguirá para participar en procesos de contratación pública, garantizando la transparencia, competencia justa, y la obtención de valor por el dinero en todas las transacciones.
– III –
FINALIDAD
Asegurar que todos los procesos de contratación con entidades del Estado se realicen de manera ética, transparente y en cumplimiento con la legislación nacional e internacional aplicable, promoviendo la integridad corporativa y la responsabilidad social.
– IV –
ALCANCE DE APLICACIÓN
Esta política aplica a todos los empleados, directivos, y partes interesadas involucradas directa o indirectamente en la contratación pública, incluyendo la preparación de propuestas, negociación de contratos y gestión de acuerdos contractuales con el Estado.
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PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
- Transparencia: Todos los procesos serán abiertos y transparentes para garantizar la equidad y la confianza pública.
- Competencia: Promoveremos la competencia justa y equitativa, evitando prácticas anticompetitivas.
- Integridad: Actuaremos con honestidad, ética y responsabilidad en todas las actividades de contratación.
- Eficiencia: Buscaremos la optimización de recursos y la eficacia en la entrega de productos o servicios.
- Cumplimiento Legal: Nos adheriremos estrictamente a todas las leyes y regulaciones aplicables.
- Calidad: Comprometerse con los estándares de calidad requeridos en los pliegos de condiciones y términos de referencia.
- Vigencia tecnológica: Mantenerse actualizados en cuanto a las tecnologías aplicables y requeridas en los procesos de contratación.
- Oportunidad: Cumplir con los tiempos y plazos establecidos en los procesos de licitación y contratación.
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN
Aquellos colaboradores o departamento encargado de las postulaciones para licitaciones y contrataciones públicas deberán tomar en cuenta los siguientes puntos:
- Contenido de los Pliegos: Los pliegos deben contener toda la información necesaria para participar en el proceso, incluyendo información técnica, económica, y legal como planos, estudios, especificaciones técnicas, condiciones económicas, legales y contractuales.
- Acceso Público y Gratuito: El acceso a los pliegos es público y gratuito a través del portal de COMPRASPÚBLICAS, garantizando la transparencia y el acceso equitativo a la información.
- Derecho de Inscripción: No se cobra ningún valor por el derecho de inscripción en ningún proceso de contratación. Solo el oferente adjudicado, una vez recibida la notificación de adjudicación, pagará a la entidad el valor previsto en los pliegos, que cubrirá exclusivamente los costos de levantamiento de textos, reproducción y edición de los pliegos, si es el caso.
- Interacción con la Entidad Convocante: Los interesados pueden hacer preguntas y solicitar aclaraciones sobre los pliegos a la entidad convocante. Las preguntas, aclaraciones, respuestas y modificaciones a los pliegos, en caso de haberlas, se publicarán en el portal COMPRASPÚBLICAS.
- Plazos y Procedimientos: Los pliegos establecerán los plazos y procedimientos específicos para formular preguntas y aclaraciones y para obtener las respuestas correspondientes, asegurando un proceso claro y ordenado.
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RESPONSABILIDADES
Definición de las responsabilidades de los distintos roles dentro de la empresa en relación con la contratación pública, incluyendo la supervisión, la toma de decisiones y la gestión de contratos.
- Gerente General: el Gerente General o CEO de una empresa tendrá la responsabilidad final de asegurar que la empresa cumpla con todas las disposiciones legales y contractuales en el proceso de licitación. Esto incluiría la aprobación final de la postulación a una licitación y la supervisión de todo elproceso.
- Departamento Financiero: Tendrá la responsabilidad de asegurar la viabilidad financiera de la postulación, incluyendo la preparación de ofertas económicas y la gestión de garantías y seguros requeridos. Debería asegurarse de que todos los aspectos financieros de la postulación cumplan con los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones de la licitación.
- Departamento Legal: Será el responsable de revisar todos los documentos de la postulación y asegurar que la empresa cumpla con todas las obligaciones legales y contractuales. Esto incluiría la revisión de los pliegos de condiciones, la preparación de documentos legales para la postulación y el asesoramiento sobre cualquier aspecto legal relacionado con la licitación.
- Departamento de Cumplimiento o de Gestión de Riesgos: Este departamento se asegurará de que la empresa cumpla con todas las políticas y regulaciones aplicables, incluyendo aquellas relacionadas con la contratación pública. Evaluaría los riesgos asociados con la postulación y la ejecución del contrato y propondría medidas para mitigarlos.
- Departamento Técnico o de Proyectos: Será responsable de preparar la documentación técnica requerida para la postulación, incluyendo planos, estudios, especificaciones técnicas y cualquier otro documento técnico necesario. Aseguraría que las propuestas técnicas cumplan con los requisitos y estándares de calidad exigidos en la licitación.
Cada uno de estos departamentos trabajará en conjunto para preparar y revisar la postulación antes de su presentación, asegurando que se cumplan todos los requisitos y que la empresa mantenga un alto nivel de responsabilidad y transparencia en el proceso.
– VII –
CAPACITACIÓN Y CONCIENTIZACIÓN
Compromiso con la formación continua del personal involucrado en procesos de contratación pública para asegurar su competencia y comprensión de las políticas y procedimientos relevantes, para lo cual la empresa tomará en cuenta los siguientes aspectos:
- Identificación de Necesidades de Capacitación: Realizar un diagnóstico para identificar las áreas de conocimiento específicas en contratación pública que requiere el personal, considerando los roles y responsabilidades de cada uno en el proceso de licitación.
- Diseño del Programa de Capacitación: Crear un programa de capacitación adaptado a las necesidades identificadas, que incluya temas como la ley y regulaciones aplicables, procedimientos de licitación, preparación de ofertas, y gestión de contratos. Asimismo, en las capacitaciones se incluirá ejemplos de casos para que sea más dinámico y entendible para el personal que se está capacitando.
- Evaluación y Actualización: Se establecerán mecanismos de evaluación para medir la efectividad de la capacitación y el nivel de conocimiento adquirido por el personal. Es crucial actualizar regularmente el programa de capacitación para reflejar cualquier cambio en la legislación o en las prácticas de contratación pública.
- Fomentar la Cultura de Aprendizaje Continuo: Promover una cultura organizacional que valore la actualización y el aprendizaje continuo en temas de contratación pública, reconociendo la importancia de estar al día con las mejores prácticas y regulaciones.
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MONITOREO Y
CUMPLIMIENTO
La empresa cuenta con mecanismos de monitoreo y auditorías internas que son llevadas a cabo por un oficial de cumplimiento y el departamento legal en conjunto.
De esta forma, la empresa se asegura de que exista un control en las postulaciones y en la administración de aquellos contratos ya suscritos con entidades públicas, evitando así futuras controversias e incumplimientos normativos.
– X –
REVISIÓN Y MEJORA
CONTINUA
Compromiso con la revisión periódica de la política y los procedimientos de contratación pública para reflejar cambios en la legislación, las mejores prácticas y las lecciones aprendidas de la experiencia.
Suscrito y aprobado por:
Peter Iván Kruger Rivadeneira
Gerente General